Het sluiten van overeenkomsten in Duitsland (Deel IV)
Zakendoen betekent – abstract gezien – het afsluiten en naleven van overeenkomsten. Reden genoeg om eens nader te bekijken hoe e.e.a. in Duitsland werkt.
Het kaufmännische Bestätigungsschreiben
Voor het totstandkomen van een overeenkomst zijn – zo hebben wij in de vorige afleveringen geleerd – twee wilsverklaringen nodig. Offerte enerzijds en acceptatie anderzijds. De omschrijving wilsverklaring maakt duidelijk dat er sprake moet zijn van een actieve handeling. Het uiten van een wil.
Wat is echter het geval als een partij op een offerte gewoon zwijgt? Is het zwijgen dan een wilsverklaring? Natuurlijk niet, zult u zeggen, en u heeft gelijk. Het Duitse rechtssysteem kent echter een belangrijke uitzondering, het zogenaamde kaufmännische Bestätigungsschreiben, een in de Duitse zakenwereld dagelijks gehanteerd middel. De werking van het kaufmännische Bestätigungsschreiben kan met het beste middels een voorbeeld verduidelijken:
Tijdens een bespreking in een Duits wegrestaurant bent u het met uw Duitse zakenrelatie mondeling eens geworden over de levering van goederen. Aantal, prijs, levertijd etc. zijn allemaal besproken. Enkele dagen na uw bespreking, ontvangt u van uw Duitse zakenrelatie een brief die over het algemeen als volgt zal beginnen:
Sehr geehrter Herr Janssen,
hiermit bestätigen ich das Ergebnis unser Besprechung vom……in…. Wir sind wie folgt übereingekommen:
U levert …..(specificatie) tegen de prijs (specificatie) etc.
Als u een dergelijke brief ontvangt is er sprake van een kaufmännische Bestätigungsschreiben, want middels het Bestätigungsschreiben worden eerder getroffen mondelinge afspraken bevestigd. Met andere woorden: de overeenkomst is al tijdens de bespreking tot stand gekomen, alleen de inhoud wordt nog eens bevestigd.
Volgens Duitse maatstaven is de ondernemer die een dergelijke bevestigende brief ontvangt verplicht deze op correctheid te controleren. Is men het niet eens met de inhoud, bijvoorbeeld omdat andere prijzen, dan mondeling afgesproken, worden bevestigd, dan moet men onverwijld (uiterlijk binnen 10 dagen) liefst schriftelijk reageren. Doet met dan niet, dan geldt de schriftelijke bevestigde inhoud als overeengekomen. Gevaarlijke boel dus.
Tip: zorg ervoor dat uw bedrijfsorganisatie zo is afgestemd dat dergelijke Bestätigungsschreiben onmiddellijk aan de verantwoordelijke personen binnen uw bedrijf worden voorgelegd en agendeer de uiterlijke reactietermijn.
N.B: in onze praktijk hebben wij dagelijks met casusposities te maken, waarin het kaufmännische Bestätigungsschreiben een rol speelt. Juridisch-technisch leidt een kaufmännische Bestätigungsschreiben tot een omkeer van de bewijslast en het ligt voor de hand dat je tamelijk kansloos bent als het resultaat van een vier-ogen-gesprek verkeerd wordt samengevat en je moet bewijzen dat de inhoud van het kaufmännische Bestätigungsschreiben nimmer is afgesproken terwijl je niet de moeite hebt genomen op de ‘verkeerde’ brief te reageren.
Wordt vervolgd in de volgende Juridische Nieuwsbrief Duitsland.
Meer weten? Neem dan contact op met de heer U. Croonenbrock van ons kantoor. Het telefoonnummer is: 0049-2821-7222-0.