Wij krijgen regelmatig de vraag of er geen standaard agentuurcontracten zijn. Ik vraag mij af hoe u de volgende punten, die beslist in een agentuurovereenkomst zuiver omschreven moeten worden, in een standaardcontract wilt onderbrengen.
1. De afbakening van de agentuuropdracht
a) producten, rayon en klantenkring (eerdere editie)
Voor welke producten van uw bedrijf mag/moet de agent bemiddelen? Zijn dat alle producten of specifieke producten en/of productgroepen? Geldt deze afspraak voor alle potentiële klanten of wilt u segmenteren op basis van detailhandelsklanten, groothandel, industrie en/of key-accounts? Heeft u wellicht al bestaande klanten die vanuit Nederland worden bewerkt en is het de bedoeling dat uw agent deze klanten wel of niet benadert en hij over verkoop bij deze bestaande klanten ook provisie ontvangt, terwijl hij deze niet heeft geacquireerd? Wilt u aan de agent exclusiviteit voor geheel Duitsland verstrekken (NOOIT doen), over een deelstaat of een rayon of wilt u bijv. zelf ook via e-commerce-activiteiten de Duitse markt bewerken en is het de bedoeling dat de agent provisie over deze omzet ontvangt? Als u exclusiviteit verstrekt, hoe wilt u omgaan met situaties waarin een agent een klant heeft geworven die in het exclusieve gebied van een andere agent is gevestigd? Betaalt u dan dubbel provisie uit? Gelden de afspraken ook voor (reserve) onderdelen, servicecontracten en vervolgopdrachten, als het gaat om gebruiksmateriaal, updates etc?
2. Provisie van de agent
Hoe hoog is de provisie, wat is de berekeningsgrondslag, inclusief/exclusief MwSt, inclusief/exclusief verpakkings-,transport- en verzekeringskosten? Geldt de provisiehoogte ook voor het geval de agent met de klant een korting overeenkomt? Dient in dit geval de provisie van de agent evenredig te worden gekort? Wat is er aan de hand als de agent een opdracht heeft bemiddeld die de principaal niet wil of kan accepteren? Hoe wordt de provisie berekend, als niet 100% van de order wordt geleverd en de factuur lager is dan het orderbedrag? Wanneer heeft de agent recht op uitbetaling van de provisie: bij het indienen van de order, bij de acceptatie van de order door de principaal, bij de uitlevering van de order, bij de betaling van de order? En in welk geval heeft hij recht op een voorschot en hoe wordt de hoogte van het voorschot berekend? Hoe wordt de maandelijkse afrekening opgesteld en wat houdt deze afrekening allemaal in? Hoe kan de agent controleren of de provisie juist is berekend? Wat is er aan de hand als de klant niet of slechts gedeeltelijk betaalt? Is de principaal verplicht om een gerechtelijke incassoprocedure op te starten om de betaling te innen en daarmede de provisie voor de agent veilig te stellen? Kan de agent voor het geval de principaal dit weigert zelf een incassoprocedure opstarten en is in dit geval de principaal verplicht zijn vordering op de afnemer aan de agent te cederen?
Wordt vervolgd.
Meer weten over agentuur- en distributieovereenkomsten? Neem contact op met Gisela Surmann, Cathrin van den Hurk of Torsten Viebahn.