Hebben opdrachtgever en opdrachtnemer een overleg en worden de in dit verband gemaakte afspraken vastgelegd in een zgn. Verhandlungsprotokoll, dan zijn op deze verklaringen de beginselen van het kaufmännische Bestätigungsschreiben van toepassing. Dit betekent in essentie dat degene die het met de inhoud van de schriftelijke samenvatting niet eens is onverwijld (schriftelijk) zijn bezwaren kenbaar moet maken. Doet hij dat niet, dan geldt in beginsel het schriftelijk vastgelegde als overeengekomen.
Nu wordt in dit soort situaties regelmatig gesteld dat de medewerker die bij de bespreking aanwezig was helemaal niet bevoegd was, om dergelijke afspraken te maken. De Duitse Hoge Raad heeft echter beslist dat een medewerker, die door een der partijen naar de bespreking wordt gestuurd, over het algemeen als gemachtigd geldt op basis van de beginselen van de Anscheinsvollmacht.
Hoe het ook zij, u dient besprekingsrapporten zorgvuldig te controleren en onmiddellijk (schriftelijk) actie te ondernemen als u het met de inhoud niet eens bent.
Meer weten over juridische problemen bij het ontwikkelen en realiseren van machines, apparatuur of bouwprojecten? Neem contact op met Udo Croonenbrock.